Bước quan trọng nhất trong việc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là xác định cấu trúc tổ chức. Một tổ chức có cấu trúc hiệu quả sẽ cung cấp sự ổn định cần thiết để thực hiện chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 5 loại hình mô hình tổ chức doanh nghiệp truyền thông phổ biến hiện nay nhé!
Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực được thiết lập để duy trì hoạt động của tổ chức. Nó định rõ cách tổ chức phân chia, tập hợp và điều phối các nhiệm vụ công việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức thường bao gồm các yếu tố sau:
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Đây là biểu đồ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức.
- Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận: Đây là việc miêu tả các nhiệm vụ cơ bản của mỗi phòng ban, bộ phận trong tổ chức.
- Mô tả công việc, quyền hạn và trách nhiệm cho từng vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
- Quy trình làm việc của các phòng ban.
Cơ cấu tổ chức thường được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, giúp tổ chức hiểu rõ về cách tổ chức và hoạt động của mình.
Các mô hình tổ chức doanh nghiệp truyền thông phổ biến
Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)
Mặc dù đã tồn tại từ lâu và được áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp truyền thống, nhưng mô hình tổ chức phân quyền không phải lúc nào cũng hiệu quả và thích hợp. Trong một tổ chức theo mô hình này, quyền lực thường tập trung ở cấp cao nhất, tạo ra sự phân biệt rõ ràng giữa các tầng lớp. Điều này có thể dẫn đến sự xa cách và không đồng nhất giữa các cấp quản lý và nhân viên.
Một vấn đề lớn của mô hình tổ chức phân quyền là sự chậm trễ trong quyết định và phản hồi. Do quy trình phải đi qua nhiều cấp bậc, thường cần nhiều thời gian để đưa ra quyết định và thực hiện hành động. Điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và tinh thần làm việc của nhân viên, đồng thời cản trở quá trình phát triển và thích ứng nhanh chóng với biến đổi của môi trường kinh doanh.
Hơn nữa, mô hình tổ chức phân quyền có thể tạo ra một môi trường làm việc không linh hoạt và sáng tạo. Sự phân biệt rõ ràng về quyền lực có thể làm cho nhân viên cảm thấy hạn chế trong việc đề xuất ý kiến hoặc tham gia vào quá trình ra quyết định, làm giảm khả năng đổi mới trong tổ chức.
Trong một thị trường lao động ngày càng cạnh tranh và động lực hóa là yếu tố quan trọng, sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng của tổ chức trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Do đó, nhiều doanh nghiệp truyền thông đã chuyển đổi sang các mô hình tổ chức “phẳng”, nơi quyền lực và trách nhiệm được phân chia một cách linh hoạt và minh bạch hơn, tạo điều kiện cho sự hợp tác và sáng tạo mạnh mẽ hơn giữa các thành viên trong tổ chức.
Mô hình tổ chức phân quyền. Nguồn ảnh: BASE.VN
Mô hình tổ chức phân quyền mang lại một số lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Trước hết, việc phân chia trách nhiệm và quyền lực theo cấp bậc trong tổ chức giúp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm. Mỗi cá nhân đều biết rõ ai là người chịu trách nhiệm với mình và ai là người họ phải chịu trách nhiệm. Điều này tạo ra sự rõ ràng và đồng nhất trong công việc.
Hơn thế, nhân viên có thể biết được cơ hội thăng tiến của mình dựa trên kỹ năng và hiệu suất làm việc. Điều này thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tạo động lực cho nhân viên nỗ lực hơn trong công việc.
Tổ chức theo mô hình phân quyền cũng tập trung vào việc phát triển kỹ năng chuyên môn của nhân viên. Bằng cách tập trung vào các phòng ban hoặc bộ phận cụ thể, doanh nghiệp truyền thông có thể tạo điều kiện cho nhân viên phát triển sâu hơn trong lĩnh vực chuyên môn của họ.
Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là một loại hình cơ cấu tổ chức, trong đó mỗi chức năng quản lý được phân chia và quản lý riêng bởi một bộ phận hoặc một cơ quan độc lập. Đặc điểm của cơ cấu này là những nhân viên chức năng phải có kiến thức chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của họ.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng phát triển từ ý tưởng của F.W. Taylor khi ông đảm nhận vai trò của một người quản đốc, với nguyên tắc “chia công việc quản lý để mỗi người từ tổng giám đốc điều hành xuống sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể”.
Theo Terry, “Tổ chức theo chức năng là tổ chức được phân chia thành một số chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia”. Quyền hạn của bộ phận điều hành, của nhân viên và quyền hạn thuộc về chức năng được coi như một loại quyền lực thứ ba trong loại tổ chức này.
Mô hình tổ chức theo chức năng. Nguồn ảnh: BASE.VN
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng:
- Chỉ dẫn rõ ràng: Mọi nhân viên trong bộ phận đều biết rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
- Trách nhiệm cố định: Trách nhiệm được cố định và giúp công việc được giải trình một cách chính xác.
- Chuyên môn hóa: Mỗi người quản lý là chuyên gia trong lĩnh vực của mình, tạo ra một môi trường chuyên môn hóa.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm: Mức độ chuyên môn hóa cao dẫn đến cải thiện về chất lượng sản phẩm.
- Sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa: Chuyên môn hóa dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
- Hiệu quả trong lập kế hoạch và giám sát: Các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo và thực hiện lập kế hoạch và giám sát hiệu quả.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng:
- Thiếu phối hợp: Sự phối hợp giữa các bộ phận khó có thể đạt được do không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân.
- Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì: Khả năng đưa ra quyết định tức thì bị hạn chế vì hệ thống phân cấp.
- Tạo ra rào cản: Có thể tạo ra rào cản giữa các bộ phận và gây trở ngại cho sự trao đổi và giao tiếp.
- Việc thực hiện không thể ngay lập tức: Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.
- Xung đột lãnh đạo: Có thể phát sinh xung đột lãnh đạo do nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận.
- Khó khăn trong đào tạo: Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, khó để đạt được mục tiêu cá nhân và có thể bỏ qua mục tiêu do tổ chức thiết lập.
Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)
Cơ cấu tổ chức ma trận hoạt động dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều, trong đó thông tin được truyền dọc (từ các chức năng hoạt động) và ngang (từ các sản phẩm hoặc cơ sở hoạt động).
Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được sử dụng trong ngành hàng không, đặc biệt là bởi hai “ông lớn” Lockheed và General Dynamics. Điều này xuất phát từ yêu cầu đặc biệt của ngành hàng không, nơi việc xử lý riêng biệt là cần thiết. Áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ gây trì trệ và làm gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức.
Sau đó, cơ cấu ma trận đã được mở rộng và áp dụng trong các công ty đòi hỏi thực hiện nhiều dự án hoặc sản xuất nhiều sản phẩm đồng thời.
Mô hình tổ chức ma trận. Nguồn ảnh: BASE.VN
Mô hình ma trận được xem là một cấu trúc phức tạp nhất trong các loại cơ cấu tổ chức, vì nguồn lực được phân bổ theo nhiều hướng. Tuy nhiên, nếu triển khai thành công, mô hình này có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, như nâng cao năng suất và hiệu quả.
Mô hình ma trận có sự hấp dẫn bởi tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn. Với hai chuỗi lệnh, dự án được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh có cơ hội chia sẻ nguồn lực và giao tiếp mở cửa hơn. Điều này có thể giải quyết nhiều hạn chế của mô hình phân quyền truyền thống.
Mô hình ma trận góp phần nâng cao hiệu quả giao tiếp trong tổ chức, cho phép sử dụng kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh, thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban và rút ngắn quá trình đưa ra quyết định. Tuy nhiên, cũng có nhược điểm như việc thành viên có thể bỏ bê trách nhiệm, đối mặt với nhiều quản lý, và khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
Cấu trúc phẳng (Flat Organization)
Mô hình tổ chức phẳng là một hình thức tổ chức mà không có sự phân cấp rõ ràng và các chức danh công việc. Trong mô hình này, mọi thành viên trong tổ chức được coi là bình đẳng và có quyền tham gia vào quyết định. Doanh nghiệp truyền thông áp dụng mô hình tổ chức phẳng thường tạo ra một môi trường làm việc tự quản lý, nơi mà mọi người tự chịu trách nhiệm và đóng góp vào công việc tổ chức.
Mặc dù không có người quản lý trực tiếp, nhưng các doanh nghiệp vẫn có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ thông qua sự tự quản lý và sự hợp tác của tất cả các thành viên. Mô hình phẳng hoạt động tốt nhất khi có sự gắn kết chặt chẽ giữa các nhân viên và có một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả để kết nối mọi người và đảm bảo tất cả đều tham gia vào mục tiêu và nhiệm vụ chung của tổ chức.
Các nền tảng quản lý công việc có thể hỗ trợ trong việc giám sát và kiểm soát quá trình vận hành của tổ chức, giúp đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn. Tuy nhiên, mô hình tổ chức phẳng thường chỉ phù hợp với các tổ chức có ít nhân viên hoặc cần thiết phải có một văn hóa làm việc hợp tác mạnh mẽ giữa các thành viên.
Mô hình tổ chức phẳng. Nguồn ảnh: BASE.VN
Mô hình tổ chức phẳng thường được áp dụng trong các công ty nhỏ, các doanh nghiệp startup hoặc các doanh nghiệp truyền thông đã quyết định áp dụng cấu trúc phẳng ngay từ khi bắt đầu và duy trì nó khi tăng trưởng. Cấu trúc này mang lại nhiều lợi ích quan trọng như tiết kiệm chi phí, nâng cao trách nhiệm của nhân viên, tăng cường giao tiếp và rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng cấu trúc phẳng cũng đem lại một số hạn chế. Khả năng mất kiểm soát có thể tăng lên khi tổ chức phát triển và số lượng nhân viên tăng lên, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn. Một nhà quản lý có thể cần phải đối mặt với việc quản lý quá nhiều người, dẫn đến khó khăn trong việc giám sát và duy trì mối quan hệ làm việc.
Hơn nữa, trong cấu trúc phẳng, mỗi nhân viên thường phải đảm nhận nhiều trách nhiệm, điều này có thể gây ra stress và đối mặt với áp lực công việc. Sự thiếu rõ ràng về quyền hạn và khó khăn trong việc thăng tiến cũng có thể làm giảm động lực làm việc của nhân viên.
Tóm lại, cấu trúc phẳng có thể mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup, nhưng cũng cần xem xét kỹ lưỡng các hạn chế và cân nhắc trước khi áp dụng trong các tổ chức lớn hoặc với quy mô phát triển lớn hơn.
Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)
Mô hình quản lý phi tập trung là một phương pháp quản lý tổ chức mà không cần đến cấp trên, chức danh hay cấp bậc. Trong mô hình này, quyền lực và trách nhiệm được phân bổ một cách phẳng nhưng không hoàn toàn như cấu trúc phẳng truyền thống.
Thay vì có các cấp quản lý, nhân viên được phân công vào các vai trò cụ thể trong các nhóm hoặc “circle”. Mỗi circle có thể chịu trách nhiệm về một khía cạnh cụ thể của công việc hoặc dự án. Mô hình này thường tập trung vào việc tạo ra các quy trình minh bạch và cung cấp không gian cho sự sáng tạo và tự quản lý của các nhóm.
Một điểm quan trọng của mô hình quản lý phi tập trung là sự minh bạch. Mọi người trong tổ chức đều phải tuân thủ theo các quy tắc và quy trình được thiết lập một cách rõ ràng và công bằng. Điều này giúp tăng cường sự đồng thuận và tập trung vào mục tiêu chung của tổ chức.
Hiện nay, mô hình quản lý phi tập trung đang trở nên phổ biến hơn, đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận ở các nước phát triển. Điều này thể hiện xu hướng tăng cường sự linh hoạt và sáng tạo trong quản lý tổ chức. Tuy nhiên, mặc dù có nhiều lợi ích, việc triển khai và duy trì một mô hình quản lý phi tập trung cũng đòi hỏi sự chuyên môn và cam kết từ tất cả các thành viên trong tổ chức.
Mô hình tổ chức phi tập trung. Nguồn ảnh: BASE.VN
Mô hình quản lý phi tập trung, như Holacracy, mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp:
- Thay đổi sức mạnh cơ bản của doanh nghiệp truyền thông: Mô hình này tạo ra một hệ thống quy tắc chung, giúp tổ chức linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Mỗi cá nhân trong tổ chức có vai trò và trách nhiệm cụ thể, tạo ra sự rõ ràng và minh bạch về người chịu trách nhiệm cho công việc của mình.
- Tạo ra quy trình quản lý mới: Quản lý phi tập trung cho phép doanh nghiệp truyền thông thích ứng nhanh chóng với môi trường thay đổi, giúp tổ chức liên tục phát triển và cải thiện.
- Thực hiện tốt nhất mọi hoạt động: Các cuộc họp chiến lược thường xuyên giúp tối ưu hoá hoạt động và đảm bảo mục tiêu được thực hiện một cách hiệu quả và đồng nhất.
Tuy nhiên, mặc dù có nhiều lợi ích, mô hình quản lý phi tập trung cũng đem lại một số thách thức:
- Cạnh tranh và rối loạn trong tổ chức: Việc không có các nhà quản lý dẫn đến sự tranh giành lợi ích giữa các nhóm và thường gây ra rối loạn trong luồng thông tin.
- Khó khăn trong triển khai: Mô hình này đòi hỏi sự thay đổi lớn trong cách tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, và việc triển khai có thể gặp nhiều khó khăn.
Mặc dù vậy, với một sự triển khai và quản lý hiệu quả, mô hình quản lý phi tập trung vẫn có thể mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp truyền thông.