Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện thực chất là quá trình triển khai các phần công việc để một “sự kiện” diễn ra, từ giai đoạn ý tưởng đến hoàn thành.

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm truyền đạt những thông điệp mà những người tổ chức sự kiện muốn khán giả của họ nhận thức.

Các hoạt động thường liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

• Hội chợ thương mại, triển lãm
• Lễ hội, buổi biểu diễn, đêm nhạc
• Sự kiện giải trí và từ thiện
• Hội thảo, họp mặt, giao lưu, hội nghị
• Sự kiện thể thao, văn hóa, đảng phái và chính phủ
• Sự kiện ra mắt, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, và marketing
• Sự kiện doanh nghiệp, kinh doanh, thương mại, và chương trình khuyến mãi

Có thể thấy rằng để thành công và đạt được mục tiêu của những chương trình này, việc nhận được hỗ trợ từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất quan trọng. Họ là những chuyên gia hiểu rõ về quy trình từ đầu đến cuối, và biết cách thực hiện và hoàn thiện một cách hiệu quả.

Trong ngành tổ chức sự kiện, một số thuật ngữ thường được sử dụng bao gồm:

• Brief: Là tài liệu yêu cầu từ khách hàng, chứa thông tin về mục tiêu và mục đích của sự kiện.
• Theme: Đây là chủ đề của sự kiện, được lựa chọn để tạo ra trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách hàng.
• AV: Viết tắt của “Audio-Visual”, ám chỉ các kỹ thuật âm thanh, ánh sáng và hình ảnh được sử dụng trong sự kiện.
• RSVP: Viết tắt của “Répondez s’il vous plaît”, nghĩa là “Vui lòng đáp lại”. Đây là yêu cầu để khách hàng xác nhận tham gia hoặc không tham gia sự kiện.
• Agenda: Lịch trình của sự kiện, bao gồm các hoạt động và thời gian được lên kế hoạch.
• Floor plan: Bản vẽ mô tả bố trí không gian của sự kiện, bao gồm vị trí của bàn, ghế, sân khấu, khu vực trưng bày sản phẩm và các hoạt động khác.
• Run of Show: Kịch bản chi tiết của sự kiện, bao gồm tất cả các hoạt động và thời gian diễn ra trong suốt sự kiện.
• Load-in và Load-out: Load-in là quá trình vận chuyển và lắp đặt trang thiết bị và cơ sở hạ tầng của sự kiện trước khi diễn ra, trong khi Load-out là quá trình thu dọn và tháo dỡ sau sự kiện.
• Breakout session: Các phiên hội thảo hoặc hoạt động nhỏ, diễn ra song song với các hoạt động chính của sự kiện.
• Keynote speaker: Diễn giả chính của sự kiện, thường là một người có uy tín và nổi tiếng trong lĩnh vực tương ứng.

Các thuật ngữ này phổ biến trong ngành tổ chức sự kiện và là một phần quan trọng của việc hiểu và thực hiện các hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Các thuật ngữ thường được sử dụng để mô tả lĩnh vực sự kiện bao gồm:

• Business event: Sự kiện doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động như hội nghị, tiệc tối, triển lãm và quảng cáo thương hiệu.
• Corporate events: Sự kiện doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như lễ kỷ niệm, hội thảo, huấn luyện và đào tạo.
• Exhibitions: Triển lãm, là sự kiện trưng bày các sản phẩm hoặc dịch vụ của một công ty hoặc ngành công nghiệp cụ thể.
• Trade fairs: Hội chợ thương mại, tập trung vào kết nối doanh nghiệp và thương hiệu với khách hàng, đối tác và người tiêu dùng.
• Meetings: Hội nghị, tập trung vào cuộc họp giữa các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ hoặc nhóm với mục đích cụ thể như giải quyết vấn đề hoặc thảo luận chiến lược.
• Seminars: Hội thảo, tập trung vào việc trao đổi ý tưởng và kiến thức giữa các chuyên gia hoặc những người có cùng quan tâm.
• Workshops: Sự kiện tập trung vào giảng dạy và hướng dẫn kỹ năng, thực hành và phát triển cá nhân hoặc chuyên môn.
• Conferences: Hội nghị lớn tập trung vào việc trao đổi kiến thức, chia sẻ ý tưởng và thảo luận về các vấn đề cụ thể.
• Sporting events: Sự kiện thể thao, bao gồm các hoạt động như giải đấu, cuộc thi, hội thao và lễ hội thể thao.
• Festive events: Sự kiện lễ hội, tập trung vào việc chào đón, kỷ niệm hoặc kỉ niệm các ngày lễ, sự kiện truyền thống hoặc các sự kiện đặc biệt khác.

Vai trò của tổ chức sự kiện

• Hỗ trợ thu hút sự chú ý và quan tâm từ đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và các phương tiện truyền thông.
• Là một phương tiện không thể thiếu trong các chiến lược quảng cáo, tiếp thị và marketing.
• Giúp tăng cường sức hút cho thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời đóng góp vào việc tăng doanh thu kinh doanh.
• Góp phần tích cực vào việc xây dựng hình ảnh của thương hiệu hoặc sản phẩm trên thị trường.

Mục đích của tổ chức sự kiện

• Tối ưu hóa hiệu quả từ truyền thông để tạo nên ấn tượng đặc biệt trong tâm trí của đối tượng khách hàng mục tiêu.
• Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của mình.
• Thay đổi nhận thức ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng và phương tiện truyền thông về thương hiệu hoặc sản phẩm của một tổ chức, công ty hay đơn vị nào đó.
• Quảng cáo sản phẩm và hỗ trợ trong việc tăng doanh số bán hàng, cũng như giới thiệu về các chính sách của các kênh phân phối.

Giai đoạn trước sự kiện

Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện, chuyên viên cần thu thập thông tin từ khách hàng và lắng nghe ý kiến để tư vấn về các hạng mục cho sự kiện. Cụ thể:

• Xác định nguyện vọng và mục tiêu của đơn vị tổ chức sự kiện.
• Đánh giá các yếu tố cần thiết có thể ảnh hưởng đến thành công của sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, trang thiết bị,…
• Xây dựng chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện.
• Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm, nhân lực, trang thiết bị, ngân sách,…
• Tiến hành vận chuyển, thi công và lắp đặt các hạng mục và trang thiết bị phục vụ cho sự kiện.
• Thực hiện các chiến dịch quảng bá và truyền thông cho sự kiện.
• Lập kế hoạch các biện pháp dự phòng để đối phó với các sự cố có thể xảy ra.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

Giai đoạn này bao gồm các công việc như sau:

• Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng và trang trí cần thiết.
• Kiểm tra các hạng mục cuối cùng và chạy thử chương trình trước.
• Tiếp đón khách mời khi sự kiện bắt đầu.
• Quản lý và theo dõi tiến độ, đồng thời điều hành sự kiện theo kịch bản đã lập.

Giai đoạn sau tổ chức sự kiện

• Các hoạt động xúc tiến truyền thông trong sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện.
• Chăm sóc khách hàng để cung cấp dịch vụ tốt nhất, từ đó tạo ấn tượng tích cực và khách hàng có thể sẽ quay lại hoặc giới thiệu bạn cho người khác.

Một chuyên viên tổ chức sự kiện thành công cần sở hữu đầy đủ bốn yếu tố chính: kiến thức, kỹ năng, khả năng, và thái độ.

Về mặt kiến thức:

• Đã tích lũy kiến thức về sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu/nhãn hiệu liên quan.
• Hiểu biết về mục tiêu của khách hàng trong sự kiện.
• Có kiến thức rộng về xã hội và các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện.

Về mặt kỹ năng:

• Thành thạo trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
• Có khả năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Về mặt khả năng:

• Sáng tạo trong việc tạo ra các ý tưởng mới và độc đáo.
• Có khả năng quan sát chi tiết cao và nhận biết các cơ hội.
• Linh hoạt và có khả năng xử lý các tình huống khó khăn.

Về thái độ:

• Luôn lăn xả và nhiệt tình trong công việc, không ngần ngại vấp phải khó khăn.
• Sẵn lòng làm việc dưới áp lực cao từ nhiều phía khác nhau như công ty, khách hàng và đối tác.
• Luôn cầu tiến và biết lắng nghe ý kiến phản hồi từ mọi người.
• Có khả năng xây dựng mối quan hệ tốt và giao tiếp hiệu quả với mọi đối tượng.

Lựa chọn và xác định địa điểm trước khi thông báo sự kiện

Việc chọn và xác định địa điểm tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Trước hết, cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp. 

Ngân sách cũng đóng vai trò quan trọng, vì vậy cần phải xem xét kỹ lưỡng về chi phí thuê địa điểm và các chi phí phát sinh khác. 

Quy mô của sự kiện cũng cần được xem xét để đảm bảo địa điểm có sức chứa và không gian phù hợp với số lượng khách mời dự kiến.

Lý tưởng nhất là nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt để tránh tình trạng bị tranh chỗ “bất ngờ”.

Tạo thư mời hiệu quả cho sự kiện

Việc tạo ra một thư mời hiệu quả cho sự kiện là bước quan trọng để thu hút sự quan tâm và tham gia của khách mời. 

Để thư mời thành công, cần truyền đạt đầy đủ thông tin về sự kiện, bao gồm nội dung, địa điểm, thời gian, danh sách khách mời, mục tiêu của sự kiện, cũng như cách thức tham gia. 

Bên cạnh đó, việc gửi một thư mời mở rộng cũng giúp mở cửa cho sự đóng góp ý kiến từ khách mời, từ đó làm giàu thêm nội dung và ý tưởng cho chương trình sự kiện.

Phát triển kế hoạch và tuân thủ nó

Một kế hoạch tổ chức chi tiết đến từng chi tiết nhỏ, việc phân công nhiệm vụ một cách cụ thể và thiết lập deadline rõ ràng là yếu tố không thể thiếu để đạt được các mục tiêu đề ra.

Cần đảm bảo rằng mọi bước trong quá trình tổ chức sự kiện tuân thủ theo kế hoạch đã lên. Đồng thời, cũng cần duy trì một kế hoạch dự phòng song song để đối phó với mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, như thời tiết biến đổi, sự chậm trễ của diễn giả,… để đảm bảo sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.

Tối ưu hóa trong việc quản lý thông tin khách mời

Việc sử dụng một file Excel để tổ chức và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện là một cách hữu ích và khoa học. Bằng cách này, bạn có thể lưu trữ mọi chi tiết quan trọng như tên, thông tin liên lạc và các yêu cầu đặc biệt của khách mời. Điều này giúp bạn dễ dàng tạo ra bảng tên, thẻ địa điểm, và thậm chí thư cảm ơn sau khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng Excel cũng giúp tránh lỗi trùng lặp và mất mát thông tin, đồng thời giữ cho các thông tin được tổ chức một cách cụ thể và dễ quản lý giữa các sự kiện khác nhau.

Chú ý đến các chi tiết nhỏ

Những chi tiết nhỏ có thể làm nên sự khác biệt và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách tham dự. 

Chú ý đến những chi tiết nhỏ như việc sắp xếp bàn ghế sao cho phù hợp và thoải mái cho khách mời, chọn lựa màu sắc và trang trí phù hợp với chủ đề của sự kiện, cung cấp thực đơn đa dạng và phong phú phản ánh phong cách của sự kiện, điều chỉnh ánh sáng và âm nhạc để tạo ra không gian phù hợp và tạo cảm xúc cho khách mời…

Những chi tiết nhỏ như này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc tạo ra một sự kiện thành công và ghi điểm với khách tham dự.

Đồng thời, việc chú ý đến những chi tiết nhỏ cũng giúp tránh được những sai sót không đáng có và mang lại sự hoàn hảo cho sự kiện tổ chức.

Lập kế hoạch dự phòng

Sự kiện có thể gặp khó khăn nếu thiếu một kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất ngờ. Vì vậy, luôn cần phải có một kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống, đồng thời duy trì liên lạc với khách mời để giải quyết mọi vấn đề xuất hiện.

Ví dụ, khi dự báo trời sẽ mưa, xem xét sử dụng lều bạt hoặc cung cấp ô cho khách mời di chuyển một cách thoải mái.

Sẵn sàng xử lý các tình huống khẩn cấp

Khách mời tham dự sự kiện thường tìm đến bạn khi họ gặp vấn đề khẩn cấp. Vì vậy, những vật dụng như bông y tế, thuốc giảm đau, băng dính hai mặt, kéo, và bộ kim chỉ nhỏ có thể rất hữu ích trong tình huống này. Những chi tiết nhỏ này có thể tạo ra ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

Tập trung vào phản hồi từ khách hàng

Luôn duy trì sự liên lạc thường xuyên với khách hàng trong suốt quá trình chuẩn bị cho sự kiện. Hãy thực hiện cuộc gọi đến họ 2-3 ngày trước ngày diễn ra sự kiện để xác nhận việc tham dự của họ.

Sau khi sự kiện kết thúc, hãy gửi một lá thư cảm ơn đến những người đã tham dự. Nếu có thể, kèm theo một số hình ảnh của họ tại sự kiện để tạo thêm ấn tượng tích cực trong lòng khách hàng.

Sử dụng công nghệ trong sự kiện

Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, sự phối hợp và đồng bộ trong ekip tổ chức là điều không thể thiếu. Do đó, các thiết bị công nghệ như bộ đàm, micro, máy chiếu, loa, camera,… đóng vai trò quan trọng.

Hãy tạo danh sách thiết bị cần thiết và lên kế hoạch thuê một đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị, đảm bảo chúng được đặt đúng vị trí và hoạt động một cách trơn tru suốt sự kiện.

Quản lý ngân sách một cách hợp lý

Sẽ rất tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng hoặc định giá lại với các nhà cung cấp thực phẩm, công ty trang trí,… Điều này giúp bạn có thể kiểm soát chi phí và tiết kiệm ngân sách, đặc biệt khi cần phải xử lý các chi phí nằm ngoài kế hoạch ban đầu.

Đồng thời, việc duy trì mối quan hệ tốt và hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp cũng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán giá và các điều khoản hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến việc nhận được các ưu đãi đặc biệt hoặc các gói dịch vụ bổ sung mà không tốn kém nhiều chi phí.

Khi tổ chức một sự kiện, có nhiều nguy cơ có thể xảy ra. Dưới đây là một số rủi ro cần tránh:

Không xây dựng kế hoạch chỉn chu: Đây là một trong những rủi ro lớn nhất. Nếu không có kế hoạch cụ thể và chi tiết, sự kiện có thể trở nên lộn xộn và thiếu hiệu quả.

Vấn đề về kỹ thuật: Sự cố kỹ thuật như hỏng máy chiếu, âm thanh không hoạt động, hoặc mất kết nối internet có thể ảnh hưởng đến suôn sẻ của sự kiện.

Thiếu tài trợ hoặc nguồn tài chính: Nếu không có đủ tài trợ hoặc nguồn tài chính đủ để tổ chức sự kiện, có thể dẫn đến việc giảm chất lượng hoặc thiếu các hoạt động quan trọng. 

Quản lý tài chính kém có thể dẫn đến thiếu hụt ngân sách hoặc chi phí đột ngột tăng cao, ảnh hưởng đến sự kiện. Vì vậy, cần phải đảm bảo quản lý tài chính cẩn thận và có kế hoạch dự phòng.

Sai sót trong giao tiếp: Nếu thông tin về sự kiện không được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác đến khách hàng, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc thiếu hiểu biết về sự kiện ở khách hàng hoặc khách mời tham dự.

Quảng bá không đúng cách: Điều này có thể khiến sự kiện thiếu sự quan tâm và thu hút của khách hàng. Vì vậy, cần phải đảm bảo quảng bá một cách đầy đủ và hiệu quả.

Thiếu kiểm soát về an ninh: Sự kiện có thể gặp phải rủi ro về an ninh nếu không có biện pháp kiểm soát và quản lý đối với việc kiểm soát quyền truy cập và an ninh của khách hàng và tài sản.

Thiếu chuẩn bị cho thời tiết xấu: Nếu sự kiện được tổ chức ngoài trời và không có kế hoạch dự phòng cho thời tiết xấu, có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn.

Để tránh các rủi ro này, cần phải lập kế hoạch cẩn thận, duy trì liên lạc tốt với tất cả các bên liên quan, và chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra.